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Gestión por procesos
Introducción
Uno de los grandes retos de cualquier organización consiste en optimizar sus activos y recursos para lograr los mejores resultados posibles para sus partes interesadas (clientes, propietarios, personas, proveedores y Sociedad).
Estos resultados dependerán del modo en que se establezcan las relaciones entre las personas, se definan las funciones y responsabilidades, se prioricen y asignen los recursos y se determine el orden lógico de ejecución de las actividades que componen los procesos (secuencia de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados).
Asimismo, la manera de medir estos resultados y controlar las causas que los producen constituye la base para llevar a cabo la mejora continua.
La gestión por procesos plantea ordenar la organización atendiendo a la cadena de aportación de valor para el cliente, externo e interno.
Este modelo organizativo supone una evolución del antiguo modelo de gestión por funciones o departamentos compuestos por grupos de especialistas centrados en su actividad, hacia equipos multifuncionales formados por personas polivalentes, con visión amplia del proceso, con objetivos comunes, orientados al cliente y hacia los resultados.
Qué es la gestión por procesos
La gestión por procesos es una metodología que se centra en la identificación, diseño, ejecución, monitorización y mejora continua de los procesos que tienen lugar dentro de una organización. Un proceso se define como un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en productos o servicios con valor agregado para los clientes. La gestión por procesos se enfoca en entender y optimizar cómo se llevan a cabo estas actividades para lograr resultados óptimos.
Importancia de la gestión por procesos
- Mejora la eficiencia operativa: Al analizar y optimizar los procesos, las organizaciones pueden identificar y eliminar actividades innecesarias o redundantes, lo que conduce a una mayor eficiencia en el uso de recursos y tiempo.
- Orientación al cliente: La gestión por procesos permite a las organizaciones enfocarse en los resultados que son importantes para sus clientes, asegurando que los procesos estén alineados con las expectativas y necesidades del mercado.
- Facilita la toma de decisiones: Al tener una comprensión clara de cómo funcionan los procesos, los líderes pueden tomar decisiones informadas para mejorar la calidad, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.
- Fomenta la innovación: La gestión por procesos promueve una cultura de mejora continua, donde se alienta a los empleados a buscar constantemente formas de optimizar los procesos y desarrollar nuevas ideas y soluciones.
- Permite la adaptación al cambio: En un entorno empresarial en constante evolución, las organizaciones que implementan la gestión por procesos están mejor preparadas para adaptarse a los cambios y responder de manera ágil a las nuevas demandas del mercado.
Cómo implementar la gestión por procesos
- Identificar los procesos clave: Identificar y priorizar los procesos que tienen el mayor impacto en los resultados de la organización y en la satisfacción del cliente.
- Documentar y analizar los procesos: Documentar detalladamente cada paso de los procesos identificados y analizarlos para identificar posibles áreas de mejora.
- Establecer indicadores de desempeño: Definir métricas claras y objetivas para medir el desempeño de los procesos y monitorear su cumplimiento.
- Implementar mejoras: Implementar cambios y mejoras en los procesos de manera iterativa, utilizando técnicas como la reingeniería de procesos o la optimización de procesos.
- Capacitar y empoderar a los empleados: Capacitar a los empleados en la gestión por procesos y empoderarlos para que participen activamente en la identificación y solución de problemas en sus áreas de trabajo.
Conclusiones
En resumen, la gestión por procesos es una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia, la calidad y la capacidad de adaptación de las organizaciones en un entorno empresarial cada vez más competitivo. Al adoptar esta metodología y centrarse en la optimización continua de los procesos, las organizaciones pueden posicionarse para alcanzar el éxito a largo plazo y mantenerse relevantes en un mercado en constante cambio.